Bewillo. Förderanträge ohne Formulararbeit.
zum Antrag
500
am Handy
vorausgefüllt
Projektübersicht
Thomas Fabigs Bruder führt einen AZAV-zertifizierten Bildungsträger. Ein Unternehmen fragte eine Weiterbildung für 500 Beschäftigte an. Fachlich war das machbar. Doch jede Teilnahme brauchte einen eigenen Förderantrag, und jeder Antrag bestand aus mehreren Formularen, Nachweisen und Unterschriften.
Was bei wenigen Teilnehmenden von Hand funktionierte, ließ sich in dieser Größenordnung nicht fortsetzen. Eine passende Standardlösung gab es nicht. Also entstand eine Anwendung für genau diesen Ablauf: Bewillo. Die Aufgabe selbst ist kein Einzelfall. Wer Förderanträge in großer Zahl vorbereitet, stößt auf dieselbe Grenze.
Probleme & Lösungen
Der Aufwand steckte nicht in einzelnen schweren Aufgaben, sondern in vielen kleinen, die sich pro Teilnehmer wiederholten.
Vorher: Teilnehmerdaten von Hand übertragen
Angaben mussten gesammelt und Feld für Feld übertragen werden.
Mit Bewillo: Angaben direkt von den Beteiligten
Arbeitgebende und Teilnehmende füllen ihren Teil selbst in einem geführten Formular aus.
Vorher: Jedes Formular einzeln ausfüllen
Dieselben Daten mussten in mehreren Unterlagen der Arbeitsagentur stehen.
Mit Bewillo: Einmal erfasst, überall eingetragen
Bewillo übernimmt die Angaben in alle benötigten Unterlagen, bereit zur Prüfung.
Vorher: Unterschriften einzeln einholen
Pro Person mussten Unterschriften für mehrere Dokumente organisiert werden.
Mit Bewillo: Unterschreiben am Handy
Teilnehmende unterschreiben ihre Dokumente digital, direkt auf dem Smartphone.
Vorher: Kein Überblick über den Stand
Welche Akte ist vollständig, wo fehlt noch etwas? Das musste separat nachgehalten werden.
Mit Bewillo: Jede Akte zeigt ihren Stand
Dokumente und offene Signaturen sind pro Teilnehmer auf einen Blick sichtbar.
So funktioniert es
Vier Schritte von der Maßnahme bis zu den Unterlagen, die zur Einreichung bereitliegen. Alle Ansichten zeigen fiktive Beispieldaten.
- 01
Maßnahme wählen
Der Bildungsträger wählt eine seiner gepflegten Maßnahmen und fügt Teilnehmende hinzu.
- 02
Daten erheben
Arbeitgebende und Teilnehmende bekommen je ein geführtes Formular und füllen ihren Teil selbst aus.
- 03
Unterlagen vorbereiten
Bewillo überträgt die Angaben in alle benötigten Unterlagen. Der Bildungsträger prüft und korrigiert bei Bedarf.
- 04
Unterschreiben lassen
Nach der Prüfung fordert der Bildungsträger die Unterschriften an. Teilnehmende unterschreiben am Handy, die Akte zeigt den Stand.
Ergebnis
Bewillo bündelt die Vorbereitung in einem zusammenhängenden Ablauf. Statt Formulare auszufüllen, prüft das Team die vorbereiteten Unterlagen und reicht sie ein.
Prüfung, Korrektur, Freigabe und Einreichung bleiben bewusst beim Bildungsträger. Die Software ergänzt dessen bestehende Verwaltungssysteme, statt sie zu ersetzen.
